הנחיות למחיקת מידע

1. סקירה

ניתן לבקש מחיקה של מידע אישי ש-CloseUp שולטת בו, ולקוחות CloseUp יכולים לבקש מחיקה של מידע לקוח המעובד בסביבת העבודה שלהם. חלק מהבקשות ניתנות לביצוע מתוך המוצר ואחרות דורשות בקשה מאומתת ל-privacy@closeup.co.il.

מחיקה כפופה לדרישות חוקיות, אבטחתיות, חוזיות ולמחזור חיי גיבויים כמפורט להלן. מחיקת מידע מ-CloseUp אינה מוחקת אוטומטית מידע זהה משירות צד שלישי, אלא אם האינטגרציה וה-API הרלוונטי תומכים בכך והלקוח הורה ל-CloseUp לבצע זאת.

2. מי צריך להגיש את הבקשה?

3. מחיקת חשבון או סביבת עבודה ב-CloseUp

אם החבילה שלכם כוללת כלי מחיקה עצמאיים, מנהל מורשה יכול להשתמש באזור הגדרות ← חברה/סביבת עבודה ← מידע ופרטיות כדי לבקש מחיקה. אם האפשרות אינה זמינה, יש לשלוח דוא"ל ל-privacy@closeup.co.il עם הנושא “CloseUp Workspace Deletion Request”.

נא לצרף:

• שם החברה/סביבת העבודה;
• כתובת הדוא"ל של המנהל;
• סוג המחיקה המבוקשת: משתמש בלבד, רשומות CRM מסוימות, נתוני אינטגרציה או סביבת עבודה מלאה;
• האם נדרש ייצוא מידע לפני המחיקה;
• כל מזהה רלוונטי של ספק או חשבון מחובר.

למחיקה מלאה של סביבת עבודה, CloseUp עשויה לדרוש אישור מבעלים מורשה מאחר שהפעולה יכולה להסיר לצמיתות מידע של מספר משתמשים.

4. מחיקת מידע CRM על אדם

כאשר עסק שומר ליד או איש קשר ב-CloseUp, אותו עסק הוא בדרך כלל בעל השליטה במידע ו-CloseUp מעבדת אותו מטעמו. לקבלת המענה המהיר ביותר, מומלץ לשלוח את הבקשה לעסק שפנה אליכם או שאסף את המידע.

אם הבקשה נשלחת ל-CloseUp, יש לספק מידע מספיק כדי לזהות את הלקוח הרלוונטי, למשל שם העסק, מספר הטלפון או כתובת הדוא"ל המעורבים ותאריכי אינטראקציה משוערים. לא נחשוף מידע של לקוח אחד לאדם אחר ללא אימות מתאים.

לקוח מורשה יכול למחוק או לבצע אנונימיזציה לרשומות ליד/איש קשר באמצעות כלי ה-CRM הזמינים או לבקש מחיקה ב-Backend כאשר נדרש. המימוש צריך לוודא שהערות, משימות, קישורי אינטראקציה, תמלולים, הקלטות, מידע נגזר מ-AI ונתוני חיפוש/אינדקס מטופלים באופן עקבי עם היקף המחיקה שנבחר.

5. מחיקת נתונים מ-Meta, Facebook ו-WhatsApp

אם חיברתם חשבון Meta/Facebook/WhatsApp ל-CloseUp או השתמשתם באינטגרציה המקבלת מידע דרך Meta, ניתן לבקש מחיקה באחת משתי דרכים:

1. באמצעות Meta: פתחו את הגדרות Meta/Facebook, עברו ל-Business Integrations או לאזור האפליקציות המחוברות הרלוונטי, הסירו את אינטגרציית CloseUp ובחרו באפשרות הזמינה לבקש מחיקה של נתונים המשויכים לאפליקציה.
2. ישירות דרך CloseUp: שלחו דוא"ל ל-privacy@closeup.co.il עם הנושא “Meta Data Deletion Request” וצרפו את סביבת העבודה/העסק המחובר ומידע מספיק לזיהוי האינטגרציה.

כאשר Meta שולחת בקשת מחיקה תקפה ל-Callback שהוגדר ב-CloseUp, המערכת צריכה לאמת את הבקשה, לזהות את החשבון או המזהה החיצוני הקשור, להתחיל את מחיקת המידע שנדרש למחוק ולהחזיר קוד אישור וכתובת סטטוס בהתאם לתהליך המפתחים של Meta.

הסרת האינטגרציה גם מונעת סנכרון עתידי לאחר שההרשאה או הטוקן המתאים בוטלו או נותקו. מידע שמקורו ב-Meta אך הועתק כדין לרשומות CRM שבניהול לקוח עשוי להיות כפוף לחובות השמירה ולהוראות המחיקה של הלקוח עצמו.

6. מה יכולה לכלול בקשת מחיקה

בהתאם להיקף ולתפקיד של CloseUp, המחיקה עשויה לכלול:

• פרופיל משתמש CloseUp והפניות אימות;
• רשומות CRM של לידים/אנשי קשר ושדות מותאמים;
• הערות, משימות, הקצאות, תגיות, סטטוסים והיסטוריית פעילות;
• עותקים של דוא"ל, WhatsApp ואינטראקציות טלפוניה שיובאו ל-CloseUp;
• הקלטות שיחה או הפניות להקלטות, כאשר CloseUp שולטת בעותק השמור;
• תמלולים, סיכומים, סנטימנט, ישויות שחולצו, ציונים ומידע AI נגזר נוסף הקשור לרשומה שנמחקה;
• טוקנים של חשבונות מחוברים ומזהי אינטגרציה;
• אינדקסי חיפוש, Cache ועותקים תפעוליים נגזרים שלא אמורים להישאר פעילים;
• מידע תמיכה או פרופיל אתר שבשליטת CloseUp, בכפוף לחריגי שמירה.

כאשר הבקשה היא למחיקת סביבת עבודה מלאה, המחיקה חייבת להיות מוגבלת לאותו Tenant ואסור לה לפגוע במידע של לקוח אחר.

7. מידע שאנו עשויים לשמור

CloseUp עשויה לשמור מידע מוגבל כאשר הדבר נדרש ומותר לפי דין, לרבות:

• חשבוניות, מס, הנהלת חשבונות ורשומות חיוב;
• רשומות אבטחה, מניעת הונאה ושימוש לרעה;
• מידע הנדרש לביסוס, מימוש או הגנה על תביעה משפטית;
• מידע הכפוף ל-Legal Hold או דרישה חוקית של רשות;
• רשומת חסימה מינימלית הנדרשת לכיבוד בקשת אי-יצירת קשר או Opt-Out;
• מידע שעבר דה-זיהוי או אגרגציה ולא ניתן עוד באופן סביר לזהות באמצעותו אדם;
• עותקים זמניים בגיבויים מוגנים עד שהגיבוי פג או נדרס.

כאשר מחיקה מגיבויים אינה אפשרית מיידית, מידע משוחזר מגיבוי צריך להיות מוגן משימוש רגיל ולהיות כפוף מחדש לתהליך המחיקה לפני החזרתו לסביבת הייצור.

8. אימות זהות והרשאה

כדי להגן על משתמשים ולקוחות מפני מחיקה בלתי מורשית, CloseUp רשאית לאמת את זהות המבקש, את המזהים הרלוונטיים ואת סמכותו לפעול בשם הלקוח כאשר מתבקשת מחיקה ברמת סביבת עבודה או חברה.

נבקש רק מידע הדרוש באופן סביר לאימות ולא נדרוש מידע רגיש מיותר. נציג מורשה רשאי להגיש בקשה כאשר הדין מאפשר, בכפוף להוכחת הרשאה.

9. לוחות זמנים, אישור וסטטוס

אנו שואפים לאשר קבלת בקשות מאומתות במהירות ולהשלים אותן ללא עיכוב בלתי סביר. המועד המדויק תלוי בדין החל ובמורכבות הבקשה. כאשר GDPR חל, הבקשות מטופלות בהתאם למועד הקבוע ב-GDPR; כאשר דין קליפורניה חל, נעשה שימוש בתקופות המענה הרלוונטיות.

בבקשות Callback של Meta, ה-Endpoint של CloseUp צריך להחזיר את פרטי האישור הנדרשים על ידי Meta כדי לאפשר למבקש לבדוק סטטוס מחיקה. בבקשות ישירות, CloseUp תאשר השלמה בדוא"ל או תסביר אם מידע מסוים חייב להישמר.

10. מחיקה ושירותים מחוברים של צד שלישי

ניתוק אינטגרציה מ-CloseUp מפסיק גישה עתידית לאחר ביטול ההרשאה, אך אינו בהכרח מוחק מידע המוחזק באופן עצמאי אצל ספק הצד השלישי. לדוגמה, מחיקת הודעת דוא"ל שיובאה ל-CloseUp אינה בהכרח מוחקת את ההודעה המקורית מתיבת הדוא"ל של הלקוח. יש להשתמש גם בכלי הפרטיות של ספק הצד השלישי עבור מידע שבשליטתו.

11. מימוש טכני של Callback מחיקה עבור Meta

עמוד ציבורי זה יכול לשמש ככתובת Data Deletion Instructions בהגדרות המפתחים של Meta. בנוסף, ה-Backend של CloseUp צריך לחשוף Endpoint מאובטח ב-HTTPS למחיקת מידע המוגדר ב-Meta App.

מימוש ה-Callback צריך:

1. לקבל את שיטת הבקשה וה-Payload ש-Meta דורשת;
2. לאמת ולפענח את ה-signed_request באמצעות App Secret הנכון;
3. למפות את מזהה המשתמש/העסק של Meta לרשומות CloseUp ללא הסתמכות על מזהה שסופק מהלקוח ללא אימות;
4. ליצור Job מחיקה Idempotent ורשומת בקשה פנימית הניתנת לביקורת;
5. לבטל או להסיר Credentials של האינטגרציה כאשר מתאים;
6. למחוק או לבצע אנונימיזציה למידע הרלוונטי בטבלאות עיקריות, מידע AI נגזר, Cache/אינדקסי חיפוש ואחסון אובייקטים שבשליטת CloseUp;
7. להחזיר קוד אישור וכתובת סטטוס בפורמט הנדרש על ידי Meta;
8. לא לחשוף מידע אישי בכתובת הסטטוס הציבורית;
9. לתעד סטטוס תפעולי ללא רישום סודות, Access Tokens או מידע אישי מיותר.

נתיב ה-API המדויק אינו מקובע בעמוד הציבורי כדי לאפשר ל-CloseUp לשנות ניתוב פנימי בלי לשבור את ההנחיות שפורסמו. הגדרות Meta App חייבות להצביע ל-Callback האמיתי בסביבת Production.

12. יצירת קשר